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金葡流简报术

简报两大困难

根据我多年来做简报,包括但不限于PPT/ Keynote的经验,做简报有两大困难:一不做二不休

所谓“一不做”,是不开始做,严重的拖延症发作,几张PPT可能要做上一个星期。只要打开电脑就不可避免会被其他的网站所影响,即使在查阅与简报相关的资料,也可能在维基百科甚至是在pubmed中迷失方向,看了一大堆不相干的文件,学会了许多不相干的知识,但PPT还是没有动。

另一大困难是“二不休”,可能直到deadline绕颈,被逼不得不动手以后,又在PPT中塞入了太多的内容,写下了太多的文字,加入了太多的动画,在真正演讲的时候排练不足,时间控制不好,讲着讲着发觉时间不够用了,于是不断的“过、过、下一张、下一张”,之前的辛苦制作,给浪费了许多,还给人留下了准备仓促的坏印象。

金葡流简报术

综上,我根据自己平时的工作特点,开发了一种做简报的新流程,被网友@octw 赐名为“金葡流简报术”。

这个简报术很容易,分为以下几个步骤:

  1. 用笔和纸先写下演讲时要说的讲稿,
  2. 用语音输入的软件将写好的讲稿输入电脑,分段粘贴进幻灯片的备注中,
  3. 根据每页的讲稿,来选择图片图表,或书写文字,
  4. 其中,如果是书写文字,推荐使用毛笔来写。写完后用Adobe Capture转换成svg,再转换成PPT或者Keynote中的“形状”。
  5. ​然后是利用自己写好的程序,将带有备注的PPT生成由TTS转换语音后的视频,然后自己看看,再作少许修改、排练。也可以简单使用朗读软件,将讲稿文本朗读出来,记录个时间。甚至可以自己去充当朗读软件,只要对着讲稿念出来,进行幻灯片录制即可。​
  6. 录好的语音幻灯可以导出成视频,既可以存档又可以传到网上分享,还可以给听众或学生作为课后复习

这个简报术的特点就是目的也是慢,通过缓慢的过程是进入使自己进入工作流、心流的状态。

免拖延

在写讲稿的时候最好选择一个安静不受干扰的环境,比如图书馆,给自己留出一定的工作时间,比如上一个25分钟的倒计时,还可以给自己准备一点小小的奖励,比如一块巧克力,但只能在连续工作25分钟以后才可以吃一小块,

最后也是最重要的准备,将电脑和手机放到够不着的地方,比如图书馆的储物柜里锁上,连续工作25分钟以后才能去查看一下微信和邮件之类。

这些都是避免被干扰避免触发拖延行为的好方法,更详细的步骤,请参考coursera上面的一门课叫做learning how to learn,学习如何学习。其中关于拖延症的治疗讲得很好,我拖延了几个星期以后学完了,受益匪浅。

写作文

撰写演讲讲稿的过程,其实我们自己已经受了很多年的训练了,就是写作文

一切均按照写作文的流程来,首先给自己出一个作文题,根据简报内容,根据简报要讲的目的写出一个作文题,然后估计出字数。

常见的演讲学术会议发言通常是5到10分钟,商业演讲、小讲座可能是15到20分钟,一堂课一般是30到40分钟。通过时间来估计字数,播音员的语速可能会达到每分钟300字以上。但是作为演讲,是要让台下能够听清楚,并理解。因此每分钟最好控制在150到200字。

那么一个10分钟的小演讲小讲座大约是1500字到2000字,高考作文是要求800字以上,写作时间一般至少留出40分钟,于是你大约需要工作1到2个小时可以写完讲稿。

写讲稿的时候,如果有什么需要查询的细节内容,可以先画出空格,空着。等完全写完了之后再去打开电脑查找,很多人常年不写字了,可能提笔忘字,正好借此机会多多练习写字,龙飞凤舞即可,是供自己阅读的草稿,不必太工整。

一旦开始动笔写,恐怕自己会很惊讶于自己的速度。因为通常要准备的简报都是自己熟悉的东西。之前的拖延其实也常常在心中想着草稿,只是没有将其记录下来,所以一旦动笔开始,就写得飞快。

对了,在行云流水写的时候要有一支好写的笔,就给钢笔灌好墨水或者使用舒服的自动铅笔之类。

手写讲稿,令我对演讲内容非常熟悉,自己手写的要比输入的印象更深刻,不大可能出现讲着讲着忘词或者卡壳的情况,手写的速度大约是每分钟20字,演讲时说话的速度是每分钟200字,有着10倍的差距,因此我有充足的时间来组织语言。更因为手写慢,所以我这样懒散的人,必定尽量言简意赅。

用纸和笔还有一大好处是,要增加一倍的显示面积,只需要再添加一张纸就好了。我可以随时调用出之前写的部分或者提纲,也可以随手圈出一段,画个箭头指向另一处。如果临时想到什么,比如所需插图的样子,或者示意图的画法就可以直接在纸上潦草画出讲稿。

写完之后我的工作就算完成一大半了,有一份手写稿,甚至不必做PPT,我也应该可以在现场写板书的,要知道写板书才是讲课最高境界,PPT什么的都是下等。

后处理

将手写稿变成电子版,理论上可以用OCR软件,但实际用起来效果并不好,倒是用语音输入软件,念一遍,又快又好。有些过于书面的表达或者容易引起听觉错误的表达方式,在语音输入的时候也比较容易发现。

录入完成后又是语文课的基本功:分段摘出重点作为每一张幻灯片的展示内容。尽量避免在幻灯片上留下一堆文字,其实留下太多文字是不自信的表现,幻灯片上的大段文字往往是给自己照着念做准备的。现在有了手写稿,应当有充分的信心,所以尽量少写文字。

能够用图片表达的搜索出图片,需要图表的放入图表,关键数据怕观众听不清才可以打字的方式写出来,最后多多少少还是会有些标题什么的,我建议找比手写更慢的方式:用毛笔来写。

比起钢笔每分钟20字的速度,我估计毛笔还要再慢一个数量级,每分钟两个字吧,这是最具有个性化的艺术字了,孙过庭说过“书则一字可见其心”。

​毛笔字可以加工成幻灯片中的“形状”,我另外写过教程,不再详述。转换成形状以后可以有很多华丽的处理。现代的平面展示媒介是投影仪,而不再是宣纸,书法当然也可以与时俱进,

一切都完成后,可以再把文字转换成语音,这我也做好了现成的程序,转好后自己可以听听效果。修改完成后导出成视频可以供大家分享,

以上就是金葡流简报术的基本方法,驽马十驾功在不舍,输出慢一点完成更快。